Với những doanh nghiệp lớn và nhỏ thì hệ thống tổng đài điện thoại là một trong những thứ không thể thiếu. Đó là một tập hợp nhiều máy nhánh kết nối với tổng đài bằng đường dây. Vậy máy nhánh là gì? Hãy để CVM Telecom giải thích cho các bạn hiểu nhé.
Nội dung bài viết
Máy nhánh là gì?
Khi bạn sử dụng điện thoại bàn thì thuê bao mà bạn đang sử dụng chỉ được một máy. Nếu bạn lắp thêm thì sẽ gọi điện thoại bàn lắp thêm đó là máy nhánh. Máy nhánh khi được kết nối với một tổng đài còn được gọi là máy con. Tổng đài điện thoại sẽ có nhiệm vụ kết nối tất cả các máy nhánh này với nhau sau khi nhận biết được tình trạng của từng máy.
Ví dụ tổng đài có 15 trung kế và 30 điện thoại bàn lắp thêm. Có nghĩa là tổng đài điện thoại có thể kết nối ra bên ngoài tối đa 15 đường dây. Và có thể đấu nối được tối đa 30 máy nhánh từ tổng đài đó. Lưu ý đây là 30 máy nhánh chính. Ngoài ra bạn có thể mắc thêm máy song song tức máy phụ.
Số máy nhánh là gì?
Số máy nhánh là số thuê bao trong hệ thống hotline tổng đài ảo bạn thiết lập. Ví dụ: Hotline doanh nghiệp của bạn là 0123456789. Trong cùng một thời điểm hotline của bạn chỉ có thể gọi ra một cuộc gọi. Nhưng nếu bạn có nhiều nhánh (ví dụ như 013, 014, 015…) thì bạn có thể thực hiện được nhiều cuộc gọi trên các máy nhánh khác nhau. Số hotline hiển thị gọi đến khách hàng vẫn là 0123456789.
Tạo số máy nhánh như thế nào?
Số máy nhánh là một chuỗi số gồm 1 đến 4 chữ số mà khách hàng có thể tạo tuỳ ý. Được dùng để thực hiện cuộc gọi từ đầu số hotline đã được gắn trên tổng đài. Số của các điện thoại bàn lắp thêm này thường được đăng kí trên các thiết bị IP Phone, softphone trên máy tính. Hoặc trên điện thoại di động (CloudFone VN, Zoiper,…) để nghe gọi.
Lưu ý rằng số lượng máy con được tạo giới hạn tuỳ theo gói dịch vụ tổng đài. Tạo mới số máy nhánh không được trùng với các số SOS đặc biệt: 111, 113, 114 và 115. Mỗi số máy con chỉ được đăng kí trên 1 thiết bị duy nhất. Số máy nhánh là phương tiện dùng để thực hiện cuộc gọi. Vì vậy mật khẩu số máy nhánh phải được bảo mật và không chia sẻ ra ngoài.
Điện thoại bàn không nhận tín hiệu, 6 lỗi thường gặp và cách khắc phục sự cố
Để tạo số máy nhánh, ta chọn vào mục “Số máy nhánh” => “Tạo số máy nhánh”. Bao gồm các thông tin:
- Số máy nhánh: Có thể đặt tuỳ ý, ví dụ 1234; 678; …
- Tên hiển thị: Có thể là số máy con hoặc tên tuỳ ý không dấu
- Mật khẩu: Mật khẩu ít nhất phải có 8 kí tự. Một chữ cái viết hoa và một chữ số và kí tự đặc biệt
- Xác thực mã pin gọi ra: Được dùng cho cuộc gọi ra, nhập đúng mã pin đã cài đặt trước đó ở mục “Định tuyến” => “Thiết lập mã pin”.
Làm sao để cấu hình số máy nhánh?
Đây là cài đặt cho phép người quản trị thiết lập các cấu hình về số máy nhánh như:
- Thời gian đổ chuông: Nút “thời gian đổ chuông” ở mục số máy nhánh đã tạo để thiết lập các thông số. Như số máy nhánh, thời gian đổ chuông, thời gian chuyển cuộc gọi, báo cáo cuộc gọi đến khi đang gọi.
- Ghi âm số máy nhánh: Cho phép điều chỉnh ghi âm của số máy nhánh. Chọn nút “ghi âm” trên số máy nhánh đã tạo để vào mục ghi âm số máy nhánh với các thông số. Gồm 3 chế độ đổ chuông là Luôn luôn, Theo yêu cầu và Không bao giờ.
- Cập nhật số máy nhánh: Cho phép cập nhật lại thông tin. Gồm tên hiển thị và mật khẩu của số máy nhánh mà người quản trị muốn thay đổi. Chọn nút “sửa” để vào cập nhật lại thông tin số máy nhánh.
- Xóa số máy nhánh: Thao tác này cho phép người quản trị xóa số máy nhánh mình đã tạo từ trước. Chọn nút “xoá” của số máy nhánh bạn muốn xóa và xóa số máy nhánh đã chọn.
Kiểm tra trạng thái như thế nào?
Sau khi người quản trị tạo thành công số máy nhánh trên tổng đài. Người quản trị hệ thống sẽ cung cấp các tài khoản số máy nhánh cho nhân viên. Nhân viên có thể sử dụng để đăng nhập trên điện thoại IP Phone hoặc các phần mềm softphone trên máy tính. Để kiểm tra số máy nhánh đã đăng kí thành công chưa ta có thể kiểm tra bằng cách.
Chọn vào mục “Số máy nhánh” => “Số máy nhánh” tại cột “Trạng thái”. Trường hợp đặc biệt khi dùng app Cloudfone VN bằng wifi thì mạng sẽ không ổn định (dễ gặp trường hợp số máy nhánh chuyển màu vàng). Bên cạnh đó cơ chế của app sau một thời gian nhất định không sử dụng sẽ rơi vào trạng thái ngủ (mất kết nối tạm thời). Lúc đó trên trang quản trị tổng đài số máy nhánh sẽ có trạng thái “màu vàng và hiển thị mất kết” nối như hình dưới đây. Khi có cuộc gọi đến app sẽ được đánh thức để nhận cuộc gọi.
Lưu ý nếu sai thông tin 3 lần thì IP của thiết bị sẽ bị chặn. Chọn mục “Bảo mật” => “Xem/chặn IP” để kiểm tra IP bị chặn.
Tính năng ghi nhớ cuộc gọi đến thẳng máy nhánh
Với tính năng này, tổng đài điện thoại sẽ cho phép cuộc gọi của khách hàng được tự động chuyển đến nhân viên tư vấn phù hợp. Các tư vấn viên không nhất thiết phải ở cùng một địa điểm, ngồi cùng văn phòng, trong cùng phòng ban mà vẫn đảm bảo tiếp nhận đúng khách hàng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động phân bổ cuộc gọi theo mức độ ưu tiên, theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo tiêu chí riêng của mình.
Với tính năng này nếu một khách hàng lâu năm gọi đến, tổng đài sẽ chuyển cuộc gọi đến đúng với nhân viên có chuyên môn phù hợp mà không phải là lễ tân hoặc chuyển đến tư vấn viên mới thử việc.
Lời kết
Đấy là tất cả những gì bạn cần biết về máy nhánh. Tùy theo hình thức tổ chức và mô hình kinh doanh mà doanh nghiệp của bạn sẽ có những lựa chọn khác nhau. Như mô hình chuyển hướng phù hợp nhằm mang đến những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất đến khách hàng. Riêng về CVM Telecom, hãy liên hệ với chúng tôi nếu ban có nhu cầu lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại.
Ngoài ra chúng tôi còn có Dịch vụ bảo trì tổng đài điện thoại tại Nha Trang – Khánh Hòa. Chúng tôi cam kết sẽ đem đến cho bạn sự tin cậy và chất lượng vượt trội trong việc quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7. CVM Telecom luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ quý khách trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 347 Lê Hồng Phong, P.Phước Hòa, Nha Trang, Khánh Hòa
- SĐT : (0258) 3810.333 or 0901.005.111
- Mail : khocapvienthong@gmail.com
- Website: cvmtelecom.com – chuyenvienmang.com
- MST : 4201852139
- Fanpage: Chuyên viên mạng; Công ty TNHH-TM&DV viễn thông CVM
