Từ cuối những năm 1800, hệ thống tổng đài điện thoại đã bắt đầu phát triển. Hiện tại đã bao gồm rất nhiều tính năng đạt tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng. Tiết kiệm chi phí và giảm khối lượng công việc cho các nhà khai thác cuộc gọi. Nên với bài viết này, CVM Telecom sẽ nói rõ hơn về hệ thống tổng đài điện thoại và những điều cần biết có ích với bạn.
Vì sao chất lượng cuộc gọi vẫn thấp dù công nghệ vẫn luôn phát triển?
Nội dung bài viết
Hệ thống tổng đài điện thoại là gì?
Là một hệ thống được sử dụng để kết nối các bộ phận khác nhau. Các bộ phận của hệ thống điện thoại sẽ được thiết lập cuộc gọi. Các tổng đài ngày nay hoạt động phổ biến hơn bằng cách sử dụng một bộ các thuật toán. Bộ các thuật toán này sẽ tự động kết nối và trực tiếp lưu lượng cuộc gọi. Nhờ vào bộ thuật toán này đã giảm sức cho người điều hành rất nhiều.
Hệ thống tổng đài điện thoại cho các doanh nghiệp đã tiến bộ đáng kể trong vài thập kỷ qua. Chúng trở nên hiện đại hơn để phù hợp nhu cầu của truyền thông kinh doanh ngày nay.
Lắp đặt cho doanh nghiệp như thế nào?
Tùy thuộc vào việc thiết lập doanh nghiệp, mức độ phức tạp và yêu cầu. Có một số giải pháp hệ thống tổng đài có sẵn cho doanh nghiệp hiện nay đó là.
Khung cấu hình và phần cứng hệ thống tổng đài điện thoại
Các hệ tổng đài điện thoại bây giờ thường dựa trên một khung cấu hình và phần cứng đơn giản. Đôi khi chỉ chạy trên một hệ thống phần mềm. Một hệ thống tổng đài hiện đại phụ thuộc vào việc cài đặt trao đổi để hoạt động đúng.
Thiết lập này sẽ sử dụng bộ định tuyến, máy tính và chuyển đổi. Để tạo thành hệ thống tổng đài điện thoại thực tế. Các đường dây và phần mở rộng được kết nối trong một hệ thống điện thoại sẽ được sử dụng. Hoặc trong trường hợp hệ thống dựa trên internet, các công nghệ tổng đài IP sẽ được triển khai.
Thiết bị lắp đặt
Để hoàn tất việc cài đặt hệ thống tổng đài. Tất cả những gì bạn cần là một bộ điện thoại phân phối cuộc gọi trong mạng doanh nghiệp. Đây có thể là điện thoại lập trình. Khi đã có cơ sở, doanh nghiệp có thể quản lý hàng đợi cuộc gọi hiệu quả. Xác định đại diện nào khả dụng, tạm dừng người gọi và gọi trực tiếp tới bất kỳ tiện ích mở rộng nào trong mạng.
Các hệ thống tổng đài điện thoại ảo có thể bỏ qua bước này vì chúng được đặt hoàn toàn trực tuyến. Người dùng thậm chí không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nếu đó là một hệ thống điện toán đám mây dựa với softphone. Tổng đài hoàn toàn ảo và được vận hành trực tiếp thông qua máy tính để bàn. Được điều khiển với giao diện người dùng dễ điều hướng.
Những lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại
Sự hiệu quả của hệ thống tổng đài điện thoại
Giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng, đối tác và nhân viên của bạn. Đó chính là điều cần thiết cho một doanh nghiệp thành công trên thị trường. Từ đâu mà hệ thống tổng đài có thể đem lại sự hiệu quả ấy.
Đó là một hệ thống tổng đài sẽ đảm bảo rằng mọi khách hàng đều nhận được phản hồi. Điều đấy giúp cho tất cà các khách hàng đều được phản hồi dù có gọi vào ngoài giờ làm việc. Ngay cả khi bạn không có mặt, thông qua thiết lập ghi tin nhắn. Hay thông qua việc kiểm tra lại một cách hiệu quả yêu cầu của khách hàng. Bạn vẫn có thể liên hệ lại để tư vấn chăm sóc khách hàng một cách chu đáo và hiệu quả nhất.
Hoạt đồng không ngừng nghỉ
Nếu bạn có nhân viên trên nhiều nhóm và trang web. Việc tiếp cận đúng người ở đầu dây bên kia có thể khó khăn và tốn thời gian cho khách hàng. Thật lãng phí thời gian của nhân viên để nói chuyện với những khách hàng đang tìm kiếm người khác. Nên một hệ thống tổng đài điện thoại có thể giải quyết các vấn đề này và giảm đáng kể số bước mà khách hàng phải trải qua. Bằng cách tự động định tuyến cuộc gọi của họ đến tiện ích mở rộng hoặc bộ phận ngay lập tức.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp đang dựa vào nhân viên từ xa để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của họ. Hệ thống tổng đài cho phép các cuộc gọi được chuyển đến nhân viên từ xa, bất cứ nơi nào họ đang có. Một tổng đài điện thoại tại chỗ có thể giúp các doanh nghiệp mang lại cho khách hàng ấn tượng về một tổ chức chuyên nghiệp. Nó cũng chứng tỏ rằng bạn coi trọng dịch vụ khách hàng. Điều này sẽ dẫn đến sự tin tưởng vào công ty của bạn.
Đấy là tất cả những gì về hệ thống tổng đài điện thoại, về những điều bạn cần biết mà CVM Telecom có thể đem đến cho. Mong rằng sau bài viết này bạn sẽ giải đáp được hết tất cả thắc mắc của bản thân về hệ thống tổng đài.
